Bonjour,

Suite à la réunion du samedi 7 mai 2017 concerant notre Rallye du 4 juin, vous trouverez dans le tableau ci-dessous les actions à menés par chacun avant la date fatidique:

QUOI

QUAND

QUI

COMMENT

REMARQUES

FIXER DATE RALLYE

1er dimanche de Juin

Bureau ou AG

Réunion 

Fait

RESERVER BARNUM MAIRIE

Janvier 

Bertrand

Courrier et visite

Fait

INFORMER CODEP POUR INSERTION CALENDRIER

Mai chaque année

Président

Par mail sur sollicitation CODEP

Fait

REDACTION DES COURRIERS

PREFECTURE

Fevrier

Secrétaire

Courrier Envoyés, en attente de réponse

Relance de la prefecture par le secretaire

CODEP

Fevrier

Secrétaire

Courrier

Fait

MAIRIE de SAINT GERMAIN

Fevrier

Secrétaire

Courrier

Fait

COMMUNES ET LIEUX DES CONTROLES POUR RAVITAILLEMENT

Mai

Secrétaire

En attente de la réponse prefecture

Fait

SUIVI DES REPONSES

Au quotidien

Secrétaire

 

Fait

AFFICHE

REALISATION 

Octobre

Président

 

Fait.

IMPRESSION 

Octobre

Président

 

Fait

MISE EN PLACE CHEZ LES MARCHANDS

Mai

Secrétaire adjoint

 

A Faire

COMMUNICATION EXTERNE

CLUBS CYCLOS

Mai

Secrétaire adjoint

Mails

A Faire

DEMANDES DE LOTS ET RECOMPENSES

COMMUNE DE SAINT GERMAIN

Mars

Secrétaire

Courrier

Demande Faite, Attente de réponse

CONSEIL GENERAL

Mars

Secrétaire

Courrier

Demande Faite, En attente

COMMUNAUTE DE COMMUNES

Mars

Secrétaire

Courrier

Demande Faite, En attente

ENTRETIEN DU SITE INTERNET

AVANT RALLY

Mai

Secrétaire adjoint

Proposition de maquettes

Mise à jout à effectuer

APRES RALLY

Juin

Secrétaire adjoint

Site Internet

 

AU QUOTIDIEN

Chaque mois

Secrétaire adjoint

Site Internet

Fait

PREPARATION RALLYE

OBTENTION BANDEROLE FFCT

Avril

Dédé

Téléphone à la FFCT

Ne pas la prendre cette année

IMPRESSION DES PARCOURS

Mai

Président

 

A Faire

VERIFICATION BROCANTE SUR LES PARCOURS

Mai

David

 

A Faire

AFFICHAGE DES PARCOURS EN GRAND FORMAT

Mai

Président

Panneau 1*1m

Fait , mise d'une information sur le tableau pour les travaux

IMPRESSION BULLETIN INSCRIPTIONS

Novembre

Président

 

150 exemplaires à faire par Alain.

IMPRESSION DES CARTES DE PARTICIPATION

Novembre

Président

Voir stock existant pour disposer de 300 au total

Alain en imprime 150 en compléments

FIXATION DATE FLECHAGE

Veille du Rallye

   

Rendez-vous le samedi 03/05 à 9h00.Présence de Alain, David, Jean-Yves, Julien, Denis, Jacky, Guillaume, Michel, Louis

DESIGNATION EQUIPES FLECHAGE

Mai

équipes

 

Sera fait le samedi 03/05. 

VERIFICATION MATERIEL FLECHAGE DONT BOMBES

Avril

Secrétaire adjoint

 

5 bombes deja présente, Achat de 2 bombes

MISE EN PLACE SIGNALISATION LIEU DE DEPART

Matin du Rallye

Trésorier

 

Sera effectuée le matin du rallye.

LISTE DE RAVITAILLEMENT DE BASE

Mai

Trésorier

   

ACHAT RAVITAILLEMENT DE BASE

Mai

Trésorier

   

Repartition ravito/point de controle

Veille du rallye

Jacky

   

ACHAT PRODUITS CASSE CROUTE ET PAIN

Matin Rallye

Commande par treseorier

Recupéré par Denis

 

Cake salé à faire : 12 à faire, Ronel, Marylin, Pascal ?

DESIGNATION EQUIPE INSCRIPTIONS

Avril

Les Présents

 

Alain, Louis, Michéle à l’inscription. Rendez vous à 6h15 le 01/06.

DESIGNATION EQUIPES DES CONTROLES

Avril

Ci-contre

 

Saint Augustin (départ à 7h00) : Jean-Yves, Guillaume, Michel

Chauffry (départ à 8h00),Maisoncelles (départ à 7h30) : Julien, Denis, Clement

Maisoncelles ( départ à 8h00): Pascal, Marilyne et David

GESTION DES RECOMPENSES

Jour du Rallye

Président, Trésorier

 

Pas de tambola. Recherche pour gobelet Personnalisé.

VERIFICATION STOCK STYLOS BILLE

Mai

Trésorier

 

Stock OK

PREPARATION TABLEAU LAUREATS

Mai

Président

 

Alain

PREPARATION FOND DE CAISSE

Mai

Trésorier

 

Jacky

DOTATION DOC ADMINISTRATIVE AUX CONTROLES

Veille du rallye

Secrétaire

 

Action Jean-Yves

REALISATION RALLYE

MODIFICATION PARCOURS DERNIERE MINUTES

 

??

   

MISE EN PLACE TABLES INSCRIPTIONS

Jour du Rallye

Les présents

   

PREPARATION CAFE

Jour du rallye

Claudine procure la cafetière, Michèle lance le café

   

ORGANISATION COMPTAGE

Jour du rallye

Président

   

DETERMINATION COMPLEMENT RAVITAILLEMENT 

Jour du rallye

 

Sur appréciation nombre participants

Prévoir assez large au départ pour éviter une pénurie même temporaire

ACHAT COMPLEMENT RAVITAILLEMENT 

Jour du rallye

 

idem

 

LIVRAISON COMPLEMENT RAVITAILLEMENT 

Jour du rallye

     

RELATIONS MAIRIE

Jour du rallye

Président

   

GESTION CAISSE

Jour du rallye

Trésorier

   

APRES RALLYE

REMERCIEMENTS CLUBS

Juin

Secrétaire adjoint

   

COMPTABILITE ET BILAN RALLYE

Juin

Trésorier

   

APERO REMISE DES COUPES

Mai

 

A calibrer le matin du rallye 

Acheter un cubi 10 l vin blanc + liqueur : Jacky.

Sandwichs à l’arrivée : Claudine.

Achat boisson pour l’arrivée : Jacky.

REPAS MEMBRES DE LA ROUE LIBRE

RECENSEMENT

Mai

secrétaire Adjoint

Faire un mail - Julien

Recenser et Avertir Michele du nombre :Julien

MATERIEL BARBECUE 

Juin

Président et David

 

Barbecue : Alain

MENU

Juin

Denis

 

Grillades , salades, fromages.

Acheter un cubi rouge 5 l et un cubi rosé 5 l